Rakornas Kearsipan 2026: Arsip Jadi Bukti Pertanggungjawaban

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menggelar Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) Kearsipan Tahun 2026 di Kantor ANRI Pusat, Jakarta, pada 20 Mei 2026. Menurut laman Kementerian PANRB, kegiatan yang bertepatan dengan peringatan Hari Kearsipan ke-55 ini mengangkat tema kearsipan untuk memberdayakan masa depan menuju Indonesia Emas 2045.

Rakornas dihadiri Kepala ANRI Mego Pinandito dan Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian PANRB Nanik Murwati. Hadir pula pimpinan sejumlah lembaga, kepala daerah, perguruan tinggi negeri, serta kepala unit kearsipan BUMN dan BUMD.

Arsip tidak berhenti pada digitalisasi

Dalam rakornas itu ditegaskan bahwa penguatan tata kelola kearsipan tidak cukup dimaknai sebagai digitalisasi. Yang dibutuhkan juga perubahan budaya kerja dan cara pandang terhadap arsip. Arsip diposisikan sebagai bukti pertanggungjawaban sekaligus data strategis yang dikelola secara sistematis sejak awal proses kerja.

Penekanan pada kata sejak awal patut dicermati. Bayangkan foto dan video sebuah kegiatan yang baru dicari ketika laporan harus disusun atau saat ada pemeriksaan. Berkasnya bisa tersebar di ponsel beberapa panitia, tanpa keterangan tanggal, lokasi, atau nama kegiatan. Dokumentasi yang disiapkan sejak perencanaan akan jauh lebih mudah dipertanggungjawabkan.

Dokumentasi warga pun dapat menjadi arsip

Pada rangkaian peringatan yang sama, ANTARA melaporkan pada 26 Mei 2026 bahwa ANRI memverifikasi dan menerima 27 nomor arsip digital dari seorang warga Kalimantan Timur. Arsip itu mendokumentasikan pembangunan Ibu Kota Nusantara (IKN) pada 2021–2022. Warga tersebut berencana menyerahkan sekitar 1.200 video dokumentasi secara bertahap untuk dinilai sebagai arsip nasional.

Menurut ANTARA, pengakuan ini merupakan bagian dari upaya memperluas sumber arsip pembangunan nasional. Kisah ini menunjukkan bahwa rekaman yang dibuat dengan tekun dan tertata dapat bernilai lama setelah kegiatannya selesai. ANTARA juga mencatat rekaman tersebut menangkap perkembangan yang tidak seluruhnya tercatat dalam dokumen resmi.

Dari dokumentasi menuju laporan dan arsip

Bagi banyak lembaga, dokumentasi kegiatan punya tiga fungsi sekaligus. Pertama, sebagai bahan publikasi di situs dan media sosial. Kedua, sebagai lampiran laporan pertanggungjawaban kepada pimpinan atau pemberi dana. Ketiga, sebagai arsip yang suatu hari mungkin dibutuhkan kembali.

Ketiga fungsi itu membutuhkan perlakuan yang berbeda. Publikasi memerlukan foto dan video pilihan yang sudah disunting. Laporan memerlukan gambar yang menunjukkan kegiatan benar-benar terlaksana, lengkap dengan keterangan. Arsip memerlukan berkas asli yang tersimpan rapi dan dapat ditemukan lagi. Bila sejak awal ketiganya direncanakan, pekerjaan sesudah acara menjadi jauh lebih ringan.

Apa artinya bagi Anda

Pelajaran ini berlaku bagi instansi pemerintah, BUMN dan BUMD, organisasi, maupun perusahaan swasta yang rutin menggelar kegiatan. Beberapa langkah sederhana dapat dimulai dari kegiatan berikutnya.

• Rencanakan dokumentasi sebagai bagian kegiatan. Tentukan sejak awal siapa yang mendokumentasikan, apa yang direkam, dan untuk keperluan apa.
• Beri keterangan pada setiap berkas. Catat tanggal, lokasi, nama kegiatan, dan pihak yang terlibat agar dokumentasi mudah ditelusuri.
• Gunakan penamaan dan folder yang konsisten. Struktur yang seragam memudahkan penyusunan laporan dan penyerahan arsip.
• Simpan berkas asli beresolusi penuh. Berkas yang sudah dikompresi aplikasi pesan dapat kehilangan kualitas dan informasi pendukungnya.
• Selaraskan dengan pedoman kearsipan. Bagi instansi dan BUMN atau BUMD, ikuti ketentuan unit kearsipan masing-masing dalam menyimpan dokumentasi.

Bila Anda ingin dokumentasi kegiatan yang siap dipakai untuk laporan dan arsip, lihat layanan dokumentasi kegiatan kami atau ceritakan kebutuhan Anda.

Sumber

• Rakornas Kearsipan Tahun 2026 — Kementerian PANRB, 20 Mei 2026
• ANRI akui arsip digital warga tentang pembangunan IKN — ANTARA, 26 Mei 2026

Artikel ini ditulis ulang oleh Tim Apikin dari sumber di atas untuk keperluan informasi.