Prakiraan Amex GBT: Industri Acara Optimistis meski Biaya Naik

American Express Global Business Travel (Amex GBT) merilis Global Meetings and Events Forecast untuk tahun 2027. Seperti dilaporkan Hotel Dive pada 14 Oktober 2026, sebanyak 93 persen profesional penyelenggara rapat dan acara di berbagai negara optimistis terhadap kondisi sektor ini pada 2027. Menurut Voyages d'Affaires, angka itu naik dari 85 persen pada edisi sebelumnya.

Namun, optimisme itu lebih berhati-hati. Responden yang menyatakan sangat optimistis turun dari 62 persen menjadi 45 persen. Gerardo Tejado Donde, wakil presiden senior layanan profesional Amex GBT, menyebut optimisme tahun ini berpijak pada realisme. Di Eropa, 91 persen responden optimistis, dengan Barcelona, London, Madrid, Paris, dan Lisbon sebagai destinasi teratas untuk 2027.

Biaya naik, format ikut menyesuaikan

Biaya per peserta diperkirakan naik untuk semua jenis acara. Sebanyak 91 persen responden juga memperkirakan anggaran yang lebih besar. Untuk menghadapi kenaikan biaya, penyelenggara menimbang beberapa langkah. Di antaranya beralih ke format virtual (36 persen), mengganti tempat (35 persen), memperkecil skala acara (33 persen), dan mengurangi konsumsi (31 persen).

Laporan itu juga mencatat 39 persen penyelenggara bersedia mengganti destinasi dan 37 persen akan menggelar lebih banyak acara virtual sebagai bentuk penyesuaian. Menurut Hotel Dive, biaya kini menjadi faktor utama dalam memilih tempat. Penyelenggara mulai melirik restoran, situs budaya, dan tempat butik sebagai alternatif ruang rapat hotel.

Peserta mencari pengalaman yang bermakna

Meningkatkan pengalaman peserta tetap menjadi prioritas utama selama tiga tahun berturut-turut, dipilih 42 persen responden. Peserta menginginkan personalisasi (35 persen), kesempatan berjejaring (31 persen), dan lokakarya interaktif (31 persen). Di sisi teknologi, penggunaan AI terbanyak kini untuk membekali tim di lokasi agar dapat memberi layanan yang lebih personal (34 persen).

Laporan tersebut juga menyoroti manajemen risiko. Sebanyak 79 persen penyelenggara menerapkan manajemen risiko pada sebagian besar acara. Namun, baru 25 persen yang memasukkan aspek keamanan ke dalam kebijakan acara mereka.

Dalam memilih destinasi, penyelenggara paling memperhatikan kemudahan akses (43 persen), keselamatan peserta (41 persen), dan biaya (34 persen). Laporan itu juga mengingatkan bahwa gelombang panas di Eropa pada 2026 membuat acara luar ruang dan tempat dengan pendingin udara terbatas lebih rentan. Bagi tim dokumentasi, kondisi seperti ini juga berarti perlunya perlindungan bagi peralatan dan cadangan daya yang cukup.

Di mana peran dokumentasi

Ketika anggaran makin diawasi, setiap acara dituntut menunjukkan hasilnya. Dokumentasi yang tertata membantu penyelenggara memperlihatkan apa yang terjadi, siapa yang hadir, dan bagaimana suasananya. Ketika sebagian peserta beralih ke format virtual, rekaman juga menjadi cara bagi mereka untuk tetap mengikuti acara.

Apa artinya bagi Anda

• Rancang dokumentasi untuk dua jenis audiens. Siaran langsung dan rekaman menjadi jembatan bagi peserta yang tidak hadir di lokasi.
• Abadikan momen interaksi. Karena peserta mencari jejaring dan lokakarya, rekam juga suasana diskusi, bukan hanya pembicara di panggung.
• Gunakan dokumentasi sebagai bahan laporan. Foto dan video yang tertata memudahkan Anda melapor kepada pimpinan, sponsor, atau pemberi dana.
• Survei tempat yang tidak biasa. Restoran atau situs budaya punya tantangan cahaya dan ruang tersendiri, sehingga peninjauan lokasi sebelum acara makin penting.
• Masukkan dokumentasi ke rencana risiko. Tentukan area yang boleh direkam dan cara berkas disimpan dengan aman.

Bila Anda sedang menyiapkan acara untuk tahun depan, lihat layanan dokumentasi kegiatan kami atau ceritakan rencana acara Anda kepada kami.

Sumber

• Global meeting professionals overwhelmingly optimistic about 2027: report — Hotel Dive, 14 Oktober 2026
• MICE 2027: optimism persists; Paris ranks among the top 5 in Europe — Voyages d'Affaires, 14 Oktober 2026

Artikel ini ditulis ulang oleh Tim Apikin dari sumber di atas untuk keperluan informasi.